Jeder Trainer oder Coach fängt einmal klein an. Die Aufgabe, den ersten Workshop zu leiten oder seine bisherigen zu verbessern, fällt nicht immer leicht.
Neben dem Umgang mit der eigenen Nervosität steht vor allem der Ablauf und Aufbau dieser Veranstaltung im Mittelpunkt.
Es gibt zahlreiche Artikel zu diesem Thema, doch es reichen eigentlich schon wenige Prinzipien aus, die für die Gestaltung und Durchführung wichtig sind. Wir zeigen Ihnen beispielhaft einen idealen Tages-Workshop und hoffen, dass diese Tipps Ihnen beim nächsten Mal weiterhelfen.
1. Die Minuten vor Workshop Beginn
Oftmals wird bei der Planung von Workshops genau diese Phase vergessen: Die Ankunft der Teilnehmer. Einer nach dem anderen betritt Ihren Tagungsraum und begibt sich an seinen Platz. Diese Phase kann, wenn sie nicht durchdacht wurde, von Beginn an die Stimmung negativ beeinflussen. Daher empfiehlt es sich folgende Aspekte beachten:
• Achten Sie darauf, dass alle Materialien und Zubehör wie Stifte, Marker oder Blöcke bereits vor Eintreffen der Teilnehmer an deren Plätze liegen. Auch andere Unterlagen, die Sie später noch benötigen, sollten vorher platziert werden und sortiert sein. Während des Workshops soll es an nichts fehlen müssen.
• Es ist ratsam, dass die Tische wie auch der Raum der Veranstaltung deutlich markiert sind. Stellen Sie Namenskärtchen auf jeden Tisch, damit die Teilnehmer wissen, wo ihr Platz ist. Zusätzlich könnten Sie noch einen Aufsteller in die Mitte jedes Tisches stellen, der mit einer netten Begrüßungsbotschaft oder dem Ablaufplan für den Tag von beiden Seiten bedruckt ist.
Der Raum des Workshops muss leicht auffindbar sein und sollte daher mit einem Plakat, einem Aufsteller o.ä. markiert werden. Wegweiser, die in Richtung des Veranstaltungsortes führen, sind ebenfalls sinnvoll.
• Auch die Verpflegung ist wichtig. Organisieren Sie vorher ausreichend Wasser, Snacks und Tee/Kaffee. Sie müssen nicht übertreiben und ein warmes Buffet bereitstellen, aber für ein wenig Obst, Nüsse oder andere Snacks werden die Teilnehmer Ihnen sehr dankbar sein. Und Sie selber werden zwischendurch sicherlich auch durstig oder hungrig sein.
• Ein Tages- bzw. Zeitplan mit den geplanten Abläufen ist sinnvoll. Denn so können die Teilnehmer auf einen Blick sehen, wann welche Themen besprochen und wann die Pausenzeiten stattfinden werden. Sie müssen dabei nicht bis ins kleinste Detail planen. Aber eine grobe Übersicht mit Anfangs- und angepeilten Endzeiten sowie Pausen ist hilfreich für alle.
2. Beginn des Workshops
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Workshop beginnen und die Teilnehmer in die Thematik einführen entscheidet darüber, ob Sie sie mitreißen können oder nicht. Wenn Sie Ihre Teilnehmer schon zu Anfang verlieren und nicht überzeugen können, dann schaffen Sie es zu späterer Stelle meist auch nicht mehr. Wichtig ist, dass Sie zu Beginn noch einmal das Thema und das Ziel des Workshops verdeutlichen, damit Sie davon ausgehen können, dass alle auf dem selben Wissensstand sind. Am besten umsetzen lässt sich das folgendermaßen:
• Ziele können am besten durch Visualisierungen verdeutlicht werden. Nutzen Sie daher Plakate, Poster, einen Flipchart oder Ihre digitale Präsentation, um das Ziel klar zu definieren. Empfehlenswert ist es, wenn Sie die Zielformulierung zusätzlich auf einem Plakat, Flipchart o.ä. während des gesamten Workshops in Blickrichtung stehen bzw. hängen lassen, denn so haben Ihre Teilnehmer das Ziel die ganze Zeit vor Augen.
• Um zu beginnen, eignet sich ein Impulsvortrag. Dies bedeutet, dass Sie möglichst kurz und prägnant die wichtigsten Details zum Thema zusammenfassen und das Ziel nochmals benennen. Dabei ist es wichtig, möglichst frei und ohne Präsentation oder andere mediale Unterstützung zu sprechen.
• Kurzfilme oder Videos sind ebenfalls eine sinnvolle Einstiegsvariante. Dies lockert das Thema und auch die Stimmung ein wenig auf und hilft den Teilnehmern, die Thematik und das Ziel visuell aufzunehmen. Zudem könnten Sie eine provokative These aufstellen und dadurch eine Diskussion anregen.
3. Workshop-Phase
In einem Workshop wird, wie der Name es beinhaltet, gearbeitet. Hier müssen die Teilnehmer aktiv werden, sich einbringen und mitmachen. Ihre Aufgabe ist es jetzt vor allem, das Geschehen zu moderieren, die Teilnehmer zu aktivieren und motivieren und den Arbeitsprozess dadurch voranzubringen.
Gruppenarbeit ist die populärste Form der Arbeit, die in einem Workshop verwendet wird. Doch Gruppenarbeit ist nicht gleich Gruppenarbeit und es gibt durchaus schlechte Methoden. Wir nennen Ihnen drei Ansätze, die häufig zum gewünschten Erfolg führen. Voraussetzung für alle drei ist, dass Sie die Methoden vorher erklärt haben und keine Fragen zum Vorgehen oder der Arbeitsanweisung offenbleiben.
• Die 365 Methode: Diese Gruppenarbeit ist vor allem dann gut geeignet, wenn es um Brainstorming und Ideensammlung geht. Bei diesem Vorgehen setzen sich jeweils 6 Personen zusammen, jeder erhält ein DIN-A4-Blatt und einen Stift. Nun schreibt jeder drei Ideen (zu einem vorher festgelegten Thema) auf und reicht seinen Zettel im Uhrzeigersinn weiter. Auf den nächsten Zettel werden nun wieder drei Ideen notiert und auch dieser wird weitergereicht. Dies passiert so lange, bis jeder wieder seinen ursprünglichen Zettel in der Hand hält. Dadurch können maximal 108 Vorschläge entstehen.
• Die Open Space Methode: Diese Methode zeichnet sich durch ihre hohe Flexibilität und Offenheit aus. Durch sie lassen sich vor allem Lösungsvorschläge für eine bestimmte Problemstellung finden. Zuerst legt die gesamte Gruppe der Teilnehmer die wichtigsten Problemfelder bzw. Teilbereiche des Themas fest. Diese werden auf Karten oder eine Tafel notiert und aufgehängt. Anschließend finden sich zu den einzelnen Themen kleine Gruppen zusammen, die gemeinsam Lösungen für das gewählte Problem diskutieren und erarbeiten. Die Lösungsvorschläge werden auf Plakate notiert und unter den Themenfeldern ebenfalls aufgehängt. Wenn eine Gruppe fertig ist, verteilen sich die Teilnehmer auf andere Gruppen und unterstützen diese. Am Ende werden die Ergebnisse im Plenum besprochen und präsentiert. Die Arbeitszeiten oder Pausen legt die jeweilige Gruppe selber für sich fest.
• Diskussion: Diese Methode zählt zu den Klassikern der Gruppenarbeit. Zu berücksichtigen ist aber, dass Diskussionen nur in kleineren Gruppen möglich sind, bei einer zu großen Gruppe wird es schnell unübersichtlich. Sollten Sie eine hohe Teilnehmerzahl haben, können Sie aber auch kleine Gruppen einteilen und diese untereinander diskutieren lassen. Die Präsentation der Ergebnisse kann dann später im Plenum erfolgen.
Bei einer Diskussion müssen Sie die Moderator-Rolle übernehmen. Achten Sie darauf, zu ruhige Teilnehmer aktiv ins Gespräch einzubeziehen und bremsen Sie zu dominante Sprecher. Sorgen Sie für ein ausgewogenes Gespräch und schreiten Sie ein, wenn es in die falsche Richtung verläuft.
Gruppenarbeiten sind sehr wichtig bei Workshops. Allerdings ist ein Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsformen empfehlenswert, damit es abwechslungsreich und spannend für die Teilnehmer bleibt. Einzel- und Gruppenarbeiten, sowie Vorträge von Ihnen sollten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinanderstehen.
4. Der Abschluss des Workshops
Einer der häufigsten Fehler bei einem Workshop sind die abrupten Enden, ohne jegliche Dokumentierung der Ergebnisse oder Feedback Gespräche. Wenn die Ergebnisse am Ende nicht festgehalten werden, war der ganze Workshop umsonst.
Entweder sind die Teilnehmer dafür zuständig, die Ergebnisse festzuhalten (schriftlich oder visuell), oder Sie übernehmen diesen Part und die Teilnehmer schreiben mit. Das bleibt Ihnen überlassen.
Mit Feedback ist nicht gemeint, dass Sie am Ende fragen, wie der Workshop den Teilnehmern gefallen hat. Natürlich ist dies auch wichtig, aber es geht in erster Linie darum, zu fragen, was Ihre Teilnehmer aus dem Workshop mitnehmen konnten und gerne in ihrem (beruflichen) Alltag integrieren wollen.
Wenn es um Ihr fachliches Können oder Auftreten, sowie die Organisation und Struktur des Workshops geht, können Sie anschließend eine kurze Feedbackrunde beginnen. Dabei sollte aber jeder Teilnehmer nur eine begrenzte Zeit zum Reden haben, damit die Bewertung nicht in die Länge gezogen wird. Feedbackbögen sind eine Alternative, um Meinungen einzuholen, die Sie sich später in Ruhe ansehen und auswerten können.
Als letzter Tipp sei noch gesagt: Bleiben Sie möglichst spontan und flexibel. Natürlich ist es sinnvoll, Ihr Vorgehen vorher zu planen. Aber ein wenig Flexibilität, falls es doch anders kommt, als Sie denken, sollte vorhanden sein. Wichtig ist, dass Sie auf Ihre Teilnehmer eingehen und auf Wünsche oder ungeplante Situationen reagieren können.